Beratungsqualität mit Brief & Siegel
Als einer der ersten Steuerberatungskanzleien in der Region wurde uns 2015 das Qualitätssiegel des Deutschen Steuerberaterverbandes verliehen. Die Messlatte zur Erfüllung der Kriterien für diese offizielle Bestätigung höchster Kanzlei-Standards lag dabei sehr hoch.
In Vorbereitung auf das Audit hatten wir bereits zuvor ein Qualitätsmanagement - System (QMS) eingeführt und dieses fest in den Arbeitsabläufen der Kanzlei verankert.
Dokumentenmanagement-System
Im QMS System sind sämtliche Abläufe innerhalb der Kanzlei und Kundenspezifika hinterlegt. Es wird ergänzt durch ein umfassendes Dokumentenmanagement-System (DMS). Was bedeutet dies genau?
Grundlage des Systems sind die wesentlichen Elemente der DIN ISO
9001:2008 zu Prozessabläufen sowie ein von der
Bundessteuerberaterkammer, dem Steuerberaterverband und der DATEV
herausgegebenes Handbuch.
Im Zuge eines mehrtägigen Audits durch die DQS (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen) wurde die Einhaltung der kanzleiweit geltenden Prozesse anhand von Arbeitsproben durchleuchtet.
Vorausgegangen war eine Prüfung des digitalen Kanzleihandbuchs in dem
die Kanzlei alle Arbeitsprozesse detailliert dargestellt hat, sowie ein
internes Audit durch die DATEV. Auch wurde die gesamte
Kanzleiorganisation, die systematische Fort- und Weiterbildung der
Mitarbeiter:innen sowie der Bereich des Datenschutzes und der
Datensicherheit auf die Einhaltung der höchsten Qualitätsstandards hin
überprüft.
- Alle Posteingänge (Briefe, E-Mails, Faxe, Unterlagen etc.) werden vorsortiert, digitalisiert und einem Ansprechpartner zugeordnet.
- Jedes Dokument erhält einen Status, der von allen einsehbar ist.
- Alle Dokumente sind revisionssicher, d.h. Veränderungen sind nachvollziehbar.
- Durch eine Volltextsuche lassen sich sämtliche Dokumente schnell und unkompliziert durchsuchen.
- Volle Anbindung von Außenstellen und Home-Offices.
- Alle Daten werden mehrfach gesichert (intern wie extern).
- Das DMS ist unabhängig vom Netzanbieter und somit gesichert gegen Netzausfall.
Das Qualitätssiegel wurde am 29. Oktober 2015 verliehen. DQS-Audits zur Re-Zertifizierung wurden im Oktober 2017, im November 2019 und im November 2021 erfolgreich bestanden.
Gratulation der Sparkasse Offenburg / Ortenau
zur Auszeichnung als TOP-Steuerberater
Gratulation der
Volksbank Lahr eG
zur Auszeichnung als TOP-Steuerberater
Das QM-Projekt hatte zum Ziel, die bereits seit Jahren vorhandenen Routinen und die Erfahrung der gesamten Kanzlei aus nahezu 40 Jahren Steuerberatung an zentraler Stelle zu sammeln und systematisch darzustellen.
Zu Beginn stand die schlichte, aber entscheidende Frage: Was macht eigentlich jeder Einzelne in der Kanzlei und vor allem wie macht er es?
Gemeinsam mit Karin Himmelsbach, die als QM-Beauftragte die zentrale Steuerung des Projektes übernahm, wurden zunächst für die einzelnen Leistungsbereiche der Kanzlei Prozessverantwortliche identifiziert. Diese machten sich zu Beginn des Projektes mit ihren Teams gemeinsam an die Arbeit, jeden einzelnen Prozess, jeden Ablauf und vor allem jedes individuelle Kundenspezifikum zu sammeln und an zentraler Stelle zu hinterlegen. Und so wurde das „weiße Blatt“, wie Karin Himmelsbach die Software ProCheck von DATEV umschreibt, nach und nach mit Informationen gefüllt: Spezifika zu jedem einzelnen Mandant:innen, aber auch zur Kanzlei (Grundsätze, Ziele, Struktur, Verantwortlichkeiten, Datenschutz und, und, und). Sämtliche Abläufe sind genau definiert und können bei Bedarf in Checklisten umgewandelt werden. Besonderheiten zu einzelnen Mandanten sind hinterlegt, sodass selbst bei kurzfristiger Krankheit des zuständigen Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin eine gleichbleibende Qualität der Betreuung sichergestellt ist.
Das System erleichtert auch neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg in die Kanzlei. Sie können dank der transparenten Abläufe und klaren Vorgaben schon vor ihrem ersten Arbeitstag bestens eingearbeitet werden. Das gesamte methodische Wissen der Kanzlei ist durch das QMS gesichert und konserviert. Neue Entwicklungen und Gesetzesänderungen werden zentral eingepflegt und sind somit jederzeit und für jeden Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin verfügbar.
Die Kanzlei hat dadurch auch einen großen Schritt gegen den drohenden Fachkräftemangel getan. Und für Mandant:innen bedeutet dies beste Beratungsqualität, höchste Arbeitsqualität aller Mitarbeiter:innen und effiziente Abläufe in der gesamten Kanzlei.
AUSGEZEICHNET von FOCUS MONEY als Top Steuerberater
Die Zeitschrift FOCUS MONEY veröffentlicht in jedem Jahr eine Liste besonders empfehlenswerter Steuerberater. Einer Aufnahme in diesen exklusiven Kreis geht eine umfangreiche Prüfung der Kompetenzen nach wissenschaftlicher Methodik voraus.
Die begehrte Auszeichnung „TOP-Steuerberater“ des renommierten Wirtschaftsmagazins tragen wir seit dem Jahr 2016 und konnten uns in jedem nachfolgenden Jahr neu qualifizieren.
„Die wiederholte Aufnahme in das TOP-STEUERBERATER-Ranking von FOCUS
MONEY ist die Bestätigung dafür, dass wir mit unserer seit Jahren
angewendeten Philosophie der ganzheitlichen und strategischen
Steuerberatung goldrichtig liegen. Mit einem erweiterten Angebot an
modernen digitalen Lösungen bleiben wir am Puls der Zeit und werden auch
weiterhin alles dafür tun um die Zukunft unserer Partner:innen und Mandant:innen
aktiv und vorausschauend zu gestalten“, so Boris Melzer, Partner der
Steuerberatungsgesellschaft.
