TIM - November 2019

Bis zur Einführung der digitalen Per- sonalakte von DATEV hat unsere Personalabteilung mit Papierakten gearbeitet, wie dies in vielen Unter- nehmen immer noch Alltag ist. Bei unserer Unternehmensstruktur mit mehr als 100 Mitarbeitern, verteilt auf fünf Standorte in Deutschland, war der Verwaltungsaufwand groß und daher oftmals sehr zeitraubend. Von überall Zugriff auf die Daten. In Zusammenarbeit mit der Kanzlei Melzer & Kollegen haben wir vor ei- niger Zeit die digitale Personalakte von DATEV in unseren Alltag einge- bunden. Besonders wichtig war uns der digitale Zugriff auf Personalun- terlagen von überall, insbesondere vorteilhaft für Mitarbeiter aus der Effektiveres Arbeiten, große Zeitersparnis, sichere Datenablage. Die User Interface Design GmbH nutzt seit einiger Zeit die digitale Personalakte von DATEV - und berichtet von den bisher damit gesammelten Erkenntnissen. Die digitale Person ein Erfahrungsberi Personalabteilung mit einem Homeoffice-Arbeitsplatz, sowie der digitale Austausch von Unterlagen mit Melzer & Kollegen. Heute kön- nen wir sagen, dass die Entschei- dung für die digitale Personalakte goldrichtig war. Einfachere Zusammenarbeit aller Beteiligten. Der Austausch von Lohnunterlagen zwischen unserer Personalabteilung und der Kanzlei Melzer & Kollegen ist mit der digitalen Personalakte von DATEV sehr einfach. Hierzu scannen wir sämtliche Lohnunterla- gen, wie z.B. Arbeitsverträge und Personalfragebögen unserer Mitar- beiter, laufend ein und laden diese über das Portal „DATEV Unterneh- men online“ hoch. Diese Unterlagen kann der Steuerberater ohne Zeit- verzögerung einsehen und nach Ein- arbeitung in den Lohnabrechnun- gen verschlagworten und den jeweiligen Arbeitnehmern zuordnen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern von digitalen Personalakten ist hier eine Schnittstelle zwischen der Per- sonalabteilung des Arbeitgebers und dem Steuerberater bereits vor- handen. Zusätzlich nutzen wir das Portal auch zur Archivierung von Personal- unterlagen, die keine direkte Auswir- kung auf die Lohnabrechnung ha- ben, wie z.B. Protokolle über Mitarbeiterbesprechungen oder Protokolle zur Dokumentation von Schlüsselübergaben. Sichere Datenablage. Die elektronischen Daten lagern im Rechenzentrum der DATEV in Nürn- berg in einer Hochsicherheitsumge- Zeitsparend, sicher und effektiv: Die UID GmbH sieht große Vorteile in der digitalen Personalakte. 34 NOV 2019