TIM - tax in motion - November 2015 - page 8

Die Messlatte zur Erfüllung der Kriterien
für diese offizielle Bestätigung höchster
Kanzlei-Standards liegt sehr hoch. Deutsch-
landweit wurde dieses Siegel bislang nur an
260 von ca. 40.000 Kanzleien vergeben. In
Vorbereitung auf das Audit hat die Kanzlei
deshalb bereits vor zwei Jahren ein Qualitäts-
management-System (QMS) eingeführt und
mittlerweile fest in den Arbeitsabläufen der
Kanzlei verankert.
Als einer der ersten Steuerberatungskanzleien in der Region wurde Melzer & Kollegen
das Qualitätssiegel des Deutschen Steuerberaterverbandes verliehen.
Grundlage des Systems sind die wesentlichen
Elemente der DIN ISO 9001:2008 zu Pro-
zessabläufen sowie ein von der Bundessteuer-
beraterkammer, dem Steuerberaterverband
und der DATEV herausgegebenes Handbuch.
Im Zuge des mehrtägigen Audits durch die
DQS (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung
von Managementsystemen) wurde im Okto-
ber 2015 die Einhaltung der kanzleiweit gel-
tenden Prozesse anhand von Arbeitsproben
durchleuchtet. Vorausgegangen war eine Prü-
fung des digitalen Kanzleihandbuchs in dem
die Kanzlei alle Arbeitsprozesse detailliert
dargestellt hat, sowie ein internes Audit durch
die DATEV im Juli 2015.
Auch wurde die gesamte Kanzleiorganisation,
die systematische Fort- und Weiterbildung der
Mitarbeiter/-innen sowie der Bereich des
Datenschutzes und der Datensicherheit auf
die Einhaltung der höchsten Qualitätsstan-
dards hin überprüft.
Das im Jahr 2013 begonnene QM-Projekt
hatte zum Ziel, die bereits seit Jahren vorhan-
denen Routinen und die Erfahrung der gesam-
ten Kanzlei aus nahezu 40 Jahren Steuerbera-
tung an zentraler Stelle zu sammeln und
systematisch darzustellen. Zu Beginn stand
die schlichte, aber entscheidende Frage: Was
macht eigentlich jeder Einzelne in der Kanzlei
und vor allem wie macht er es?
Gemeinsam mit Karin Himmelsbach, die als
QM-Beauftragte die zentrale Steuerung des
Projektes übernahm, wurden zunächst für die
einzelnen Leistungsbereiche der Kanzlei Pro-
zessverantwortliche identifiziert. Diese mach-
ten sich zu Beginn des Projektes mit ihren
Teams gemeinsam an die Arbeit, jeden einzel-
nen Prozess, jeden Ablauf und vor allem jedes
individuelle Kundenspezifikum zu sammeln
und an zentraler Stelle zu hinterlegen.
Und so wurde das „weiße Blatt“, wie Karin
Himmelsbach die Software ProCheck von
DATEV umschreibt, nach und nach mit
Informationen gefüllt: Spezifika zu jedem ein-
Boris Melzer
Dokumentenmanagement-System
Seit September 2013 gibt es bei Melzer & Kollegen ein QMS, das sämt-
liche Abläufe innerhalb der Kanzlei und Kundenspezifika hinterlegt
hat. Seit September 2014 wird es ergänzt durch ein umfassendes
Dokumentenmanagement-System (DMS). Was bedeutet dies genau?
Alle Posteingänge (Briefe, E-Mails, Faxe, Unterlagen etc.) werden
vorsortiert, digitalisiert und einem Ansprechpartner zugeordnet,
seit Sept. 2014 waren das z.B. 254000 Dokumente.
Jedes Dokument erhält einen Status, der von allen einsehbar ist.
Alle Dokumente sind revisionssicher, d.h. Veränderungen sind
nachvollziehbar.
Durch eine Volltextsuche lassen sich sämtliche Dokumente
schnell und unkompliziert durchsuchen.
Volle Anbindung von Außenstellen und Home-Offices.
Alle Daten werden mehrfach gesichert (intern wie extern).
Das DMS ist unabhängig vom Netzanbieter und somit gesichert
gegen Netzausfall.
Jürgen Fahrner
Beratungsqualität &
November 2015
8 Unternehmen
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