Vorlagepflicht von E-Mails in der Betriebsprüfung

Mit Beschluss vom 30. April 2025 (Az. XI R 15/23) hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass Unternehmen im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen verpflichtet sind, E-Mails mit steuerlichem Bezug vorzulegen. Diese Pflicht betrifft ausschließlich solche E-Mails, die unter die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abs. 1 AO fallen. Davon ausgenommen sind interne oder rein private Nachrichten.

Der BFH stellt klar, dass E-Mails als Handels- oder Geschäftsbriefe im Sinne der Abgabenordnung gelten können – insbesondere dann, wenn sie Informationen zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückabwicklung von Handelsgeschäften enthalten. Entscheidend ist, dass die E-Mail selbst oder deren Anhang rechnungslegungsrelevante Inhalte aufweist.

Ein Vorlageverlangen der Finanzverwaltung muss hinreichend bestimmt sein. Nach Auffassung des BFH genügt es jedoch, wenn sich die Anforderung auf bestimmte Themenbereiche bezieht – etwa auf „Verrechnungspreisdokumentationen“ oder „Eingangs- und Ausgangsrechnungen“. Eine Beschränkung auf Stichproben oder Teilzeiträume ist nicht erforderlich.

Zugleich betont das Gericht, dass ein generelles Herausgabeverlangen sämtlicher E-Mails – etwa in Form eines Gesamtjournals – unzulässig ist. Eine solche Anforderung überschreitet die rechtlichen Grenzen, da sie faktisch einem unbeschränkten Zugriff auf alle digitalen Kommunikationsdaten gleichkäme.

Unternehmen sind angehalten, ihre Datenorganisation so zu gestalten, dass eine Trennung zwischen steuerlich relevanten und nicht relevanten E-Mails möglich ist. Die Verantwortung für eine entsprechende Strukturierung liegt beim Steuerpflichtigen.

Die Entscheidung unterstreicht die Notwendigkeit, digitale Kommunikation steuerlich einzuordnen und entsprechend zu archivieren. Bei Fragen zur praktischen Umsetzung oder zur rechtssicheren Organisation der E-Mail-Archivierung unterstützen wir Sie gerne.