Ab 2025 beginnt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

• Der Begriff der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) verabschiedet sich von dem klassischen Belegbild, wie wir es bislang gewohnt sind.
• Eine E-Rechnung muss also nicht mehr für das menschliche Auge lesbar sein. Sie definiert, dass:
  - Sie in einem strukturierten elektronischen Format (in der Praxis meist als XML-Daten)
  - ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
  -elektronisch verarbeitbar ist.
  -Alle Angaben gem. § 14 Abs. 4 UStG richtig und vollständig extrahierbar sind
  - Sie der EU-Norm der Richtlinie 2014/55/EU und EN16931 entspricht oder damit vereinbar ist
• Eine Rechnung welche KEINE E-Rechnung ist, wird sonstige Rechnung genannt (bspw. reine PDF-Dokumente)

Dass eine Rechnung digital ist (bspw. eine PDF per Mail) bedeutet also NICHT, dass es sich dabei um eine E-Rechnung handelt -> (digitale Rechnung ≠ E-Rechnung)

ACHTUNG: Es gibt sogenannte „hybride“ E-Rechnungen (bspw. ZUGFeRD ab Version 2.0.1) hierbei handelt es sich zwar auf den ersten Blick um eine PDF-Datei, dieser hängt aber gleichzeitig ein strukturierter Datensatz im XML-Format an.
Es handelt sich also um eine Kombination aus PDF und XML-Datei. Erst der angefügte XML-Datensatz macht aus dieser Rechnung eine E-Rechnung.

Anwendungsbereich:

• Die Erstellung einer E-Rechnung betrifft vorerst nur den innerdeutschen Geschäftsverkehr, für Rechnungen in das Ausland gilt die E-Rechnungs-Pflicht nicht
• Die Erstellung einer E-Rechnung betrifft vorerst nur den Business to Business-Bereich (B2B), für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) gilt die E-Rechnungs-Pflicht nicht
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrscheine sind vollständig von der Pflicht ausgenommen

Pflichten/Wahlrechte:

• Rechnungsaussteller haben bis 31.12.2026 ein Wahlrecht auch im B2B-Bereich statt einer E-Rechnung eine Papierrechnung auszustellen.
• Auch eine sonstige Rechnung (bspw. PDF) kann ausgestellt werden, allerdings ist hierfür die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
• Rechnungsempfänger dagegen sind ab 01.01.2025 ohne Ausnahme verpflichtet eine E-Rechnung anzunehmen.

Das bedeutet: Wenn Sie E-Rechnungen ausgeben, ist Ihr Kunde verpflichtet diese auch anzunehmen (Rechnungsempfänger hat kein Wahlrecht)
Wenn Ihr Kunde von Ihnen eine E-Rechnung fordert, sind Sie verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen (keine Zustimmung = kein Wahlrecht).

Alle Unternehmen müssen ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen, lesen und dem Finanzamt zugänglich machen können.
Es gibt keine Verpflichtung zur weiteren Verarbeitung des Datensatzes, aber der Datensatz muss dennoch auf Korrektheit geprüft werden, denn:
ab 01.01.2025 ist bei E-Rechnungen immer die strukturierte Datei umsatzsteuerlich maßgebend!
Bei hybriden E-Rechnungen dürfen die strukturierten Daten nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden!

• Durch die Einführung der E-Rechnung lassen sich sämtliche Prozesse um die Rechnung herum automatisieren und optimieren, wodurch die Fehleranfälligkeit im Prozess reduziert werden kann.
• Durch die Prozessoptimierungen und reduzierte Fehler lassen sich Kosten im eigenen Unternehmen reduzieren.
• Eine automatisierte Verarbeitung und Prüfung der Rechnungsdaten spart Zeit, sodass Ihre Mitarbeiter entlastet werden.
• Nicht zuletzt leisten die E-Rechnungen durch die Papiereinsparung auch Ihren Beitrag zur Umwelt.

• Mit dem Programm „DATEV Unternehmen online“ können Sie bereits heute E-Rechnungen empfangen.
• DATEV deckt in seinem Programm „DATEV Auftragswesen next“ zudem bereits alle Funktionen zur Erstellung und elektronischen Übermittlung von E-Rechnungen ab.
  - DATEV Auftragswesen next ist eine Online-Anwendung, die Unternehmen bei einfachen kaufmännischen Prozessen im Verkauf unterstützt.
  - Weiterführende Informationen zu „DATEV Auftragswesen Next“ finden Sie bei Bedarf unter folgendem Link:
  Angebote und Rechnungen in nur einem Programm (datev.de)
• Sofern Sie ein anderes Faktura-Programm nutzen, erfahren Sie von Ihrem Softwareanbieter, ob Ihr Programm die nötigen Funktionen bereits bietet.
  -> Über den DATEV-Marktplatz finden Sie mit dem Schlagwort „E-Rechnung“ bei Bedarf einige DATEV-Partner, welche bereits Funktionen zur Verarbeitung und/oder Erstellung von E-Rechnungen bieten.
• Mit einigen öffentlich zugänglichen Programmen können bereits heute originäre PDF-Dateien in einen XML-Datensatz umgewandelt werden.