Die digitale Personalakte – ein Erfahrungsbericht
13. Nov 2019
Effektiveres Arbeiten, große Zeitersparnis, sichere Datenablage. Die User Interface Design GmbH nutzt seit einiger Zeit die digitale Personalakte von DATEV - und berichtet von den bisher damit gesammelten Erkenntnissen.
Bis zur Einführung der digitalen Personalakte von DATEV hat unsere Personalabteilung mit Papierakten gearbeitet, wie dies in vielen Unternehmen immer noch Alltag ist.
Bei unserer Unternehmensstruktur mit mehr als 100 Mitarbeiter:innen, verteilt auf fünf Standorte in Deutschland, war der Verwaltungsaufwand groß und daher oftmals sehr zeitraubend.
Von überall Zugriff auf die Daten.
In Zusammenarbeit mit der Kanzlei Melzer & Kollegen haben wir vor einiger Zeit die digitale Personalakte von DATEV in unseren Alltag eingebunden. Besonders wichtig war uns der digitale Zugriff auf Personalunterlagen von überall, insbesondere vorteilhaft für Mitarbeiter:innen aus der Personalabteilung mit einem Homeoffice-Arbeitsplatz, sowie der digitale Austausch von Unterlagen mit Melzer & Kollegen.
Heute können wir sagen, dass die Entscheidung für die digitale Personalakte goldrichtig war.
Einfachere Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Der Austausch von Lohnunterlagen zwischen unserer Personalabteilung und der Kanzlei Melzer & Kollegen ist mit der digitalen Personalakte von DATEV sehr einfach. Hierzu scannen wir sämtliche Lohnunterlagen, wie z.B. Arbeitsverträge und Personalfragebögen unserer Mitarbeiter:innen, laufend ein und laden diese über das Portal „DATEV Unternehmen online“ hoch. Diese Unterlagen kann der Steuerberater ohne Zeitverzögerung einsehen und nach Einarbeitung in den Lohnabrechnungen verschlagworten und den jeweiligen Arbeitnehmern bzw. Arbeitnehmerinnen zuordnen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern von digitalen Personalakten ist hier eine Schnittstelle zwischen der Personalabteilung des Arbeitgebers und dem Steuerberater bereits vorhanden. Zusätzlich nutzen wir das Portal auch zur Archivierung von Personalunterlagen, die keine direkte Auswirkung auf die Lohnabrechnung haben, wie z.B. Protokolle über Mitarbeiterbesprechungen oder Protokolle zur Dokumentation von Schlüsselübergaben.
Schnelles und effektives Arbeiten.
In der digitalen Personalakte ist ein schnelles und einfaches Auffinden gesuchter Unterlagen jederzeit möglich. Die gespeicherten Unterlagen können pro Arbeitnehmer:in übersichtlich und strukturiert angezeigt werden, aber auch Filtereinstellungen sind möglich, um eine möglichst effektive Ergebniswiedergabe zu erhalten. Wo früher erst das Suchen in der Papierakte folgte, entfällt dieses und Anfragen können daher zügig abgearbeitet werden, da die Unterlagen mit nur wenigen Klicks direkt auf dem Bildschirm angezeigt werden können. Dies führt zu Zeitersparnissen, so dass wir diese gewonnene Arbeitszeit in der Personalabteilung effektiver einsetzen oder auch Personalkosten senken können. Auch bei anstehenden Sozialversicherungs- oder Lohnsteueraußenprüfungen sind angeforderte Unterlagen sofort verfügbar, was zu einer effizienten und wirtschaftlichen Prüfungsvorbereitung führt.
Sichere Datenablage.
Die Daten sieht nur, wer auch dazu berechtigt ist.
Der Start war einfach.
Fazit
Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass die digitale Personalakte von DATEV viele Vorteile mit sich bringt und den Alltag im Unternehmen vereinfachen kann.
