Versand von e-Rechnungen an Bundesbehörden zum Stichtag 27.11.2020 verpflichtend

19.11.2020

Ab dem 27.11.2020 sind nun auch alle Auftragnehmer der Bundesverwaltung verpflichtet, Rechnungen für öffentliche Aufträge in elektronischer Form zu stellen.

Im Zuge der ständig zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen in annähernd allen Bereichen des unternehmerischen Alltags bemüht sich auch der Bund, diesem Trend gerecht zu werden. Ein zentrales Thema ist hierbei die Einführung sogenannter e-Rechnungen.
Bereits seit 2018 setzt die Bundesverwaltung die Umstellung auf die Verwendung von e-Rechnungen stufenweise um.

Ab dem 27.11.2020 sind nun auch alle Auftragnehmer der Bundesverwaltung verpflichtet, Rechnungen für öffentliche Aufträge in elektronischer Form zu stellen.

Davon können Rechnungen verschiedenster Art betroffen sein, zum Beispiel für Baumaßnahmen, Werbung, Beratung, Belieferung etc..

 
 

Was ist eine e-Rechnung?

Sowohl Papier-Rechnungen als auch PDF-Rechnungen sind eine rein visuelle Darstellung aller Rechnungsinformationen ähnlich einem Foto (so auch z.B.: .jpeg, .tif, .docx). Eine automatisierte digitale Datenverarbeitung der Rechnungsinformationen ist für diese Dateiformate aber nicht möglich.

Die Besonderheit einer e-Rechnung besteht nun darin, dass genau diese Rechnungs-Informationen nicht in Bildform, sondern direkt als Datensatz vom Rechnungssteller erfasst werden. Somit können diese Daten ohne weiteren Aufwand elektronisch weiterverarbeitet werden. Dies hat zur Folge, dass eine e-Rechnung ausschließlich als Datensatz im sog. XML-Format existiert und nur maschinell lesbar ist.

Ihr Rechnungsschreibeprogramm sollte jedoch auch diese Datensätze durch Visualisierungsprogramme problemlos lesbar machen können.

Autor

Digitaler Rechnungsversand
 

Was muss eine e-Rechnung also können?

  • Elektronische Übermittlung
  • Elektronischer Empfang
  • Automatisierte und medienbruchfreie Weiterverarbeitung

Mögliche e-Rechnungsformate

Grundlegend sollen die Rechnungen im Standard-Format „XRechnung“ oder im Format ZUGFeRD (Version 2.0 oder neuer) gestellt werden.

Zulässig ist abgesehen davon auch jedes andere strukturierte Rechnungsformat, welches die Anforderungen der Norm EN 16931-1 erfüllt.

PDF-Rechnungen sind ausnahmsweise auch zulässig, wenn sie ebenfalls im Format ZUGFeRD 2.0 erstellt wurden.

Übermittlungsmöglichkeiten

Elektronische Rechnungen, die einem der oben genannten zugelassenen Formate entsprechen, können auf der Seite:
Zentraler Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) durch Hochladen eingereicht werden.

Darüber hinaus können e-Rechnungen über die oben genannte Seite auch ohne weitere Programme direkt generiert und versendet werden.

Alternativ kann die E-Rechnung auch als Anhang an eine E-Mail an:
rchnngsrvc-bwbwld eingereicht werden.

Generelle Ausnahmen der e-Rechnungspflicht

Unter anderem:

  • Direktaufträge, welche einen Auftragswert von 1.000,00 € nicht überschreiten
  • Rechnungen, welche geheimhaltungsbedürftige Daten enthalten


Länderspezifische Besonderheiten Baden-Württemberg

Bezüglich der Rechnungstellung an Auftraggeber der Länder hat jedes Bundesland seine abweichenden Regelungen getroffen.

Eine Besonderheit in Baden-Württemberg ist bspw., dass die Pflicht zur Stellung von e-Rechnungen für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber des Landes erst zum 01.01.2022 eintritt.

Die gesetzliche Grundlage für den elektronischen Rechnungsaustausch in Baden-Württemberg wurde durch das e-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW) geschaffen.

Gemeinden und Gemeindeverbände, sind bis auf weiteres von der Pflicht zur Annahme und zur Stellung von e-Rechnungen ausgenommen.

Fazit

Abgesehen von der rechtlichen Verpflichtung zur Umstellung auf e-Rechnung sprechen für Sie auch wirtschaftliche Gründe für die Umstellung.

Die e-Rechnung verursacht einen deutlich geringeren Verwaltungsaufwand und spart Ihnen somit neben Ressourcen auch Zeit. Sowohl die verschiedenen e-Rechnungsformate als auch die variable Möglichkeit der Rechnungs-Übertragung lassen auf Wunsch individuelle Lösungen zu.

Bitte kontaktieren Sie hierzu ihren Warenwirtschaftssystem-Hersteller bezüglich für Sie relevanter Möglichkeiten.

Sollten Sie kein Warenwirtschaftssystem haben, bietet DATEV eine praktische Alternative zur Umsetzung in Form von DATEV Auftragswesen online.

Sprechen Sie uns diesbezüglich bitte an, wir helfen Ihnen gerne weiter.

 
 
 
 

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