Corona: Gemeinsam auf wildem Ritt durch unbekannte Gewässer
04. Nov 2021
Viele Unternehmen stehen pandemiebedingt plötzlich vor existenzbedrohenden Herausforderungen. Diese Chronik erzählt davon, wie wir maximale Hilfe und Unterstützung leisten und gleichzeitig selbst die Kanzleiorganisation in Balance halten müssen.
Am 27. Januar 2020 erreicht das neuartige Coronavirus Deutschland. Danach ist vieles nicht mehr so wie es vorher einmal war. Die Menschen hören auf, sich die Hand zu geben. Man bleibt zu Hause und meidet Kontakte. Neue Vokabeln wie Reproduktionszahl, Inzidenz oder Quarantäne bestimmen das Berufs- und Alltagsleben. Dabei misst das Virus gerade einmal 160 Nanometer. Kleine Ursache, große Wirkung könnte man also sagen. Die Auswirkungen der Corona-Pandemie stellen viele Unternehmen und Selbständige schon bald vor enorme Belastungen. Als Steuerberater gehören wir zu den ersten Ansprechpartnern, wenn es um die aktuellen Hilfen und Förderprogramme für unsere Mandanten geht.
Wir blicken zurück auf nunmehr über 20 Monate Umgang mit dem Virus. Er hat nicht nur das Kanzleileben umgekrempelt, zwei lange Lockdowns haben auch die Existenzen zahlreicher Mandanten bedroht. Wie wir uns darauf eingestellt und an der Seite unserer Mandanten dafür gekämpft haben, die Auswirkungen abzumildern, schildert folgende Chronik anhand einiger Meilensteine.
Wir profitieren von der digtalen Infrastruktur
Anfang März 2020: Das Coronavirus verbreitet sich jetzt in Deutschland immer rasanter. Es wird seitens der Experten und Politik klar, dass man gemeinsam alle Kraft hauptsächlich darauf verwenden muss, die Ausbreitung des Virus in Deutschland zu verlangsamen. Nur so kann das Gesundheitssystem in der Lage sein mit der steigenden Anzahl von Intensivpatienten umzugehen. Eine dramatische und nie dagewesene Situation, die auch sofortiges und entschlossenes Handeln in unserer Kanzlei erforderte, denn für diejenigen unserer Mandanten, die sich deswegen in wirtschaftlicher Not befinden, sind wir gerade jetzt systemrelevant.
09.03.2020: Eine erste Mitarbeiterinformation hinsichtlich den Corona-Verhaltensregeln findet statt. Bereits vorhandene Homeoffice-Plätze werden sofort dauerhaft genutzt. Hard- und Software zur Erweiterung der Homeoffice-Kapazitäten wird mit dem Ziel bestellt, dass 35 Personen gleichzeitig im Homeoffice agieren können.
16.03.2020: In der Kanzlei finden nun keinerlei Mandanten-Besprechungen mehr statt. Neue Besucherregelungen zur Abgabe von Unterlagen werden erarbeitet und treten sofort in Kraft.
17.03.2020: Die Konsequente Umstellung auf Homeoffice erfolgt. Die Erreichbarkeit – auch telefonisch – bleibt dank digitalisierter Telefonanlage und entsprechenden Head-Sets vollständig gewährleistet. Weitere Leitungskapazitäten werden gebucht um dauerhaft alle im Homeoffice befindlichen Mitarbeiter mit hoher Bandbreite an die Kanzleisysteme anbinden zu können.
28.04.2020: Homeoffice und Homeschooling hat unsere Mitarbeiter fest im Griff. Wir verabschieden uns von festen Arbeitszeiten.
05.05.2020: Zum Schutz unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sekretariat finden im Empfangsbereich Umbaumaßnahmen statt.
14.10.2020: Eine weitere digitale Mitarbeiterversammlung informiert zu den neuen Corona-Regeln im Kanzleialltag, wie z. B. die Maskenpflicht.
Ein System für Videokonferenzen, digitale Besprechungen mit Mandaten und Video-Beratung wird eingerichtet
22.03.2020: Sonntagsschicht für das EDV-Team. Die Installation einer eigenen Video-Konferenz-Lösung wird abgeschlossen und ein Nutzerhandbuch für die Mitarbeiter erstellt. Bereits am Tag darauf findet das erste Video-Team-Meeting der Kanzlei statt. Auch Besprechungen mit Mandanten und alle Außendiensttermine werden ab diesem Zeitpunkt vorrangig per Videomeeting umgesetzt. Sowohl im Besprechungsraum als auch an den einzelnen Mitarbeiterplätzen steht das System zur Verfügung. Auch die Durchführung sämtlicher Seminare wechselt von Präsenz- zu Online-Veranstaltungen und damit verändert sich die komplette Seminarlandschaft. Viele Startschwierigkeiten mit den von den Seminaranbietern verwendeten neuen Systemen erfordern immer wieder Geduld, Energie und Erfindungsreichtum vom ganzen Team.
Einrichtung einer Taskforce „Kurzarbeitergeld“
März 2020: Die Beantragung von Kurzarbeitergeld ist eine überlebenswichtige Notwendigkeit für viele unserer kleinen und großen Mandanten – und hat demzufolge auch zahlreiche Kanzlei-Mitarbeiter fest im Griff. Die sich ständig ändernde Gesetzgebung und Vorschriftenlage veranlasst uns eine Expertengruppe zu bilden, die das Thema ständig begleitet, die eigenen Mitarbeiter schult und natürlich unsere Mandanten berät.
20.03.2020: Wir informieren unsere Mandanten und stellen die ersten Anträge. Die fortlaufend eintreffenden neuen Informationen führen zu ständigen Anpassungen der Vorgehensweise.
24.06.2020: Neue Regelungen für steuerfreie Zuschüsse zum Kurzarbeitergeld treten in Kraft. Der gesamte zu betreuende Prozess, der immer mit hoher Prioritätzusätzlich zur normalen Arbeit geleistet wird, umfasst eine Vielzahl von Tätigkeiten wie zum Beispiel die Erstellung der Anzeige zum Arbeitsausfall, die Vorbereitung desAntrages auf Erstattung von Kurzarbeitergeld, das Einpflegen von Daten in die Lohnabrechnungsprogramme sowie die Überwachung der Erstattung.
Im Dauereinsatz für die Coronahilfen
Eine früh gebildete weitere „Taskforce“ für die Unterstützung unserer Mandanten bei der Beantragung der verschiedenen Coronahilfen von Bund und Land arbeitet sich ständig in neue Sachverhalte ein. Und die Aufgabe entpuppt sich als enorm, weil viele Informationen und Voraussetzungen sich nahezu täglich ändern. Zur Bewältigung der Arbeitsflut werden zahlreiche samstägliche „Zusatzschichten“ erforderlich. Denn der Druck ist groß: Wenn Hilfen von der Politik verkündet werden dauert es meist noch um die zwei Monate bis die Behörden die Detailkonzepte erstellt und die technische Umsetzung organisiert haben – Zeitverluste, die für viele betroffene Unternehmen und Selbständige existenzbedrohend sind. Da darf es dann keine weitere zeitliche Verzögerung geben.
19.03.2020: Die KfW informiert über die ersten Corona Kredite. Erste Zusammenfassungen werden erarbeitet und betroffene Mandanten informiert.
22.03.2020: An diesem Sonntag werden Informationen zur "Soforthilfe Corona" veröffentlicht. Wir beschäftigen uns taggleich mit den Antragsvoraussetzungen um schnellstmöglich tätig werden zu können.
23.03.2020: Die ersten belastbaren "Faktenblätter" der KfW und der L-Bank sind verfügbar. Wir sind im stetigen Kontakt mit verschiedenen Banken um die Fördermöglichkeiten auszuloten.
29.03.2020: Die Landesregierung stellt klar, dass die Bedürftigkeitsprüfung bei der Soforthilfe nicht erforderlich ist. Die Vorlage zur Ermittlung der Liquiditätslücke wird angepasst.
30.03.2020: Wir beginnen, die Anträge auf Soforthilfe für viele Mandanten zu begleiten.
16.06.2020: Die Überbrückungshilfe Corona kommt. Wir entwickeln ein erstes Excel-Tool zur Ermittlung der Förderbeträge für unsere Mandanten.
25.06.2020: Die Stabilisierungshilfe für das Hotel- und Gaststättengewerbe kommt: Wir informieren unsere Mandanten.
30.06.2020: Das zweite Corona-Steuerhilfegesetz wird verabschiedet. Wir arbeiten uns ein, informieren unsere Mandanten und Mitarbeiter.
01.07.2020: Wir registrieren uns im Überbrückungshilfeportal des Wirtschaftsministeriums um uns auf die Antragsstellung vorzubereiten.
01.07.2020: Der gesamte Mandantenbestand wird von uns überprüft um zu ermitteln, wer für die Überbrückungshilfe in Frage kommt: 80 Mandate werden einer intensiveren Prüfung unterworfen.
01.07.2020: Entwicklung eines Mitarbeiter-Gesprächsleitfadens zur Verwendung bei Rückfragen der Mandanten.
07.07.2020: Die Steuerberaterkammer veröffentlicht ein 40-seitiges Dokument mit FAQs zur Überbrückungshilfe. Wir arbeiten uns ein um die Anträge stellen zu können.
27.08.2020: Das Wirtschaftsministerium hat immer noch technische Probleme. Wir können noch keine Anträge stellen. Die Mandanten werden ungeduldig. Wir schreiben Herrn Altmaier direkt an.
04.09.2020: Endlich erfolgreiche Registrierung von Melzer & Kollegen im Portal der Überbrückungshilfe. Sofort starten wir mit einer Vielzahl von Antragstellungen. Hierzu werden viele Samstage als zusätzliche Arbeitszeit verwendet. Die Überbrückungshilfe II für den Zeitraum September – Dezember kommt. Wir stellen wieder neue Anträge.
25.11.2020: Wir beginnen die Anträge auf November- und Dezemberhilfe für die Gastronomie zu stellen
Umstellung aller Buchhaltungen auf digitale Belege und Einrichtung eines Scan-Services
19.03.2020: Wir beschließen die Einrichtung eines "Corona-Scan-Services" für unsere Mandanten. Alle eingehenden Buchhaltungsunterlagen werden konsequent digitalisiert und in DATEV Unternehmen online archiviert. Ohne Mehrkosten für unsere Mandanten.
24.03.2020: Zeitnahe Umsetzung des Corona-Scan-Services für alle Buchführungs-Mandate. Die Hard- und Software wird installiert und das komplette Sekretariat wird in der Ausführung geschult. Alle Mandanten werden informiert.
Der Corona-BLOG: Informationen und Hilfestellungen für Unternehmen, die von den Auswirkungen des Corona-Virus betroffen sind
Um unsere Mandanten immer aktuell über Maßnahmen und Möglichkeiten zur Unterstützung betroffener Unternehmen zu unterrichten, richten wir einen "Corona-BLOG" auf unserer Website ein.
Im Laufe der Zeit werden hier über 30 aktuelle Artikel in den Kategorien, Mehrwertsteuersenkung, Überbrückungshilfe, Soforthilfe/Stabilisierungshilfe, KfW Programme, Steuerliche Hilfen und Kurzarbeitergeld veröffentlicht.
Boris Melzer und Philipp Glatz im VOBAtalk zu Überbrückungshilfe II, November- und Dezemberhilfe
17.12.2020: Viele Unternehmen und Selbständige sind nach wie vor extremen Belastungen ausgesetzt. Die staatlichen Hilfen und Förderprogramme stellen oft die einzige Möglichkeit für das wirtschaftliche Überleben dar. Im VOBAtalk, der Podcast-Serie der Volksbank Lahr, kommen zu diesem Themenkomplex unter anderem Boris Melzer und Philipp Glatz von Melzer & Kollegen zu Wort und geben wertvolle Hinweise rund um die Beantragung und die Besonderheiten der aktuellen Corona-Hilfsprogramme.
