Beratungsqualität mit Brief & Siegel

Als einer der ersten Steuerberatungskanzleien in der Region wurde Melzer & Kollegen 2015 das Qualitätssiegel des Deutschen Steuerberaterverbandes verliehen. Die Messlatte zur Erfüllung der Kriterien für diese offizielle Bestätigung höchster Kanzlei-Standards lag dabei sehr hoch. 

In Vorbereitung auf das Audit hatten wir bereits zuvor ein Qualitätsmanagement - System (QMS) eingeführt und dieses fest in den Arbeitsabläufen der Kanzlei verankert.

Dokumentenmanagement-System

Im QMS System sind sämtliche Abläufe innerhalb der Kanzlei und Kundenspezifika hinterlegt. Es wird ergänzt durch ein umfassendes Dokumentenmanagement-System (DMS). Was bedeutet dies genau?

  • Alle Posteingänge (Briefe, E-Mails, Faxe, Unterlagen etc.) werden vorsortiert, digitalisiert und einem Ansprechpartner zugeordnet.
  • Jedes Dokument erhält einen Status, der von allen einsehbar ist.
  • Alle Dokumente sind revisionssicher, d.h. Veränderungen sind nachvollziehbar.
  • Durch eine Volltextsuche lassen sich sämtliche Dokumente schnell und unkompliziert durchsuchen.
  • Volle Anbindung von Außenstellen und Home-Offices.
  • Alle Daten werden mehrfach gesichert (intern wie extern).
  • Das DMS ist unabhängig vom Netzanbieter und somit gesichert gegen Netzausfall.

Grundlage des Systems sind die wesentlichen Elemente der DIN ISO 9001:2008 zu Prozessabläufen sowie ein von der Bundessteuerberaterkammer, dem Steuerberaterverband und der DATEV herausgegebenes Handbuch.
Im Zuge eines mehrtägigen Audits durch die DQS (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen) wurde die Einhaltung der kanzleiweit geltenden Prozesse anhand von Arbeitsproben durchleuchtet.

Vorausgegangen war eine Prüfung des digitalen Kanzleihandbuchs in dem die Kanzlei alle Arbeitsprozesse detailliert dargestellt hat, sowie ein internes Audit durch die DATEV. Auch wurde die gesamte Kanzleiorganisation, die systematische Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter/-innen sowie der Bereich des Datenschutzes und der Datensicherheit auf die Einhaltung der höchsten Qualitätsstandards hin überprüft.

Das QM-Projekt hatte zum Ziel, die bereits seit Jahren vorhandenen Routinen und die Erfahrung der gesamten Kanzlei aus nahezu 40 Jahren Steuerberatung an zentraler Stelle zu sammeln und systematisch darzustellen.

Zu Beginn stand die schlichte, aber entscheidende Frage: Was macht eigentlich jeder Einzelne in der Kanzlei und vor allem wie macht er es?

Gemeinsam mit Karin Himmelsbach, die als QM-Beauftragte die zentrale Steuerung des Projektes übernahm, wurden zunächst für die einzelnen Leistungsbereiche der Kanzlei Prozessverantwortliche identifiziert. Diese machten sich zu Beginn des Projektes mit ihren Teams gemeinsam an die Arbeit, jeden einzelnen Prozess, jeden Ablauf und vor allem jedes individuelle Kundenspezifikum zu sammeln und an zentraler Stelle zu hinterlegen. Und so wurde das „weiße Blatt“, wie Karin Himmelsbach die Software ProCheck von DATEV umschreibt, nach und nach mit Informationen gefüllt: Spezifika zu jedem einzelnen Mandanten, aber auch zur Kanzlei (Grundsätze, Ziele, Struktur, Verantwortlichkeiten, Datenschutz und, und, und). Sämtliche Abläufe sind genau definiert und können bei Bedarf in Checklisten umgewandelt werden. Besonderheiten zu einzelnen Mandanten sind hinterlegt, sodass selbst bei kurzfristiger Krankheit des zuständigen Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin eine gleichbleibende Qualität der Betreuung sichergestellt ist.

Das System erleichtert auch neuen Mitarbeitern/ -innen den Einstieg in die Kanzlei. Sie können dank der transparenten Abläufe und klaren Vorgaben schon vor ihrem ersten Arbeitstag bestens eingearbeitet werden. Das gesamte methodische Wissen der Kanzlei ist durch das QMS gesichert und konserviert. Neue Entwicklungen und Gesetzesänderungen werden zentral eingepflegt und sind somit jederzeit und für jeden Mitarbeiter verfügbar.

Die Kanzlei hat dadurch auch einen großen Schritt gegen den drohenden Fachkräftemangel getan. Und für Mandanten bedeutet dies beste Beratungsqualität, höchste Arbeitsqualität aller Mitarbeiter/-innen und effiziente Abläufe in der gesamten Kanzlei.

2016 und 2017: Melzer & Kollegen wird von FOCUS MONEY als Top Steuerberater ausgezeichnet.

Die Zeitschrift FOCUS MONEY veröffentlicht in jedem Jahr eine Liste besonders empfehlenswerter Steuerberater. Einer Aufnahme in diesen exklusiven Kreis geht eine umfangreiche Prüfung der Kompetenzen nach wissenschaftlicher Methodik voraus.

Melzer & Kollegen erhält die begehrte Auszeichnung „TOP-Steuerberater“ des renommierten Wirtschaftsmagazins erstmalig im Jahr 2016 und erneut im Jahr 2017 als eine von ganz wenigen Kanzleien in Deutschland.

„Die Aufnahme in das TOP-STEUERBERATER-Ranking von FOCUS MONEY ist die Bestätigung dafür, dass wir mit unserer seit Jahren angewendeten Philosophie der ganzheitlichen und strategischen Steuerberatung goldrichtig liegen. Mit einem erweiterten Angebot an modernen digitalen Lösungen bleiben wir am Puls der Zeit und werden auch weiterhin alles dafür tun um die Zukunft unserer Partner und Mandanten aktiv und vorausschauend zu gestalten“, so Boris Melzer, Partner der Steuerberatungsgesellschaft.

Lesen Sie zur erneuten Auszeichnung im Jahr 2017 auch den aktuellen Artikel vom 26. April.

Gratulation der Sparkasse Offenburg / Ortenau
zur Auszeichnung als TOP-Steuerberater

Zertifikat

Gratulation der
Volksbank Lahr eG
zur Auszeichnung als TOP-Steuerberater

Zertifikat
 

Das Qualitätssiegel, verliehen am 29. Oktober 2015. Das DQS- Audit zur Re-Zertifizierung wurde am 18. Oktober 2017 erfolgreich bestanden.

Zertifikat
QM
DQS
Top-Steuerberater
 

STANDORT LAHR

Schwarzwaldstraße 32
77933 Lahr
+49 (0) 7821/91 83 - 0
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STANDORT FREIBURG

Heinrich-von-Stephan-Straße 20
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Focus Money - TOP Steuerberater
Deutscher Steuerberaterbund e.V. - Geprüftes Kanzleimanagemen
DQS - Zertifiziertes Managementsystem
 

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